Xây dựng văn phòng không chỉ là dựng vách, lắp bàn ghế rồi đưa nhân sự vào làm việc. Một văn phòng hiệu quả phải phản ánh cách doanh nghiệp giao tiếp, họp hành, tiếp khách và phát triển đội ngũ. Nếu làm đúng từ đầu, chi phí đầu tư sẽ hợp lý hơn nhiều.
Xây dựng văn phòng bắt đầu từ nhu cầu sử dụng
Xác định số lượng nhân sự
Trước khi lên layout, doanh nghiệp cần biết số nhân sự hiện tại và kế hoạch tăng trưởng. Đây là cơ sở để chọn diện tích phù hợp.
Tham khảo thêm: Tổng Quan Về Xây Dựng Văn Phòng
Chia khu theo hoạt động
Khu làm việc, phòng họp, pantry, phonebooth, khu lưu trữ và khu tiếp khách nên có vị trí rõ ràng. Cách chia này giúp văn phòng dễ vận hành.
Kiểm tra mặt bằng thật kỹ
Trần, sàn, hệ thống điện, điều hòa, PCCC và lối thoát hiểm cần được khảo sát trước. Nếu bỏ qua bước này, dự án dễ phát sinh chi phí.
Nội thất ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc
Bàn ghế cần đúng công năng
Ghế văn phòng, bàn nâng hạ, tủ hồ sơ và cụm bàn nhóm cần chọn theo thói quen sử dụng. Đồ đẹp nhưng sai công năng sẽ nhanh gây bất tiện.
Ánh sáng phải đủ và đều
Văn phòng thiếu sáng khiến nhân sự dễ mỏi mắt. Ngược lại, ánh sáng quá gắt cũng gây khó chịu khi làm việc lâu.
Vật liệu nên dễ bảo trì
Sàn, thảm, vách ngăn và bề mặt bàn nên chọn loại phù hợp mật độ sử dụng. Văn phòng đông người cần vật liệu bền hơn.
Quản lý thi công quyết định tiến độ
Có bản vẽ rõ trước khi làm
Xây dựng văn phòng cần bản vẽ kỹ thuật đủ chi tiết. Điều này giúp đội thi công tránh hiểu sai ý tưởng thiết kế.
Kiểm soát phát sinh từ sớm
Mọi thay đổi về vật liệu, khối lượng hoặc thiết bị nên được xác nhận bằng văn bản. Cách này giúp hạn chế tranh cãi sau cùng.
Bàn giao theo checklist
Khi nhận văn phòng, doanh nghiệp nên kiểm tra điện, mạng, điều hòa, cửa, sàn, nội thất và vệ sinh công trình. Một checklist tốt giúp việc nghiệm thu nhẹ hơn.
