Khi doanh nghiệp có nhu cầu in ấn thường xuyên nhưng chưa muốn đầu tư máy riêng, thuê máy photocopy Quận 6 là một phương án linh hoạt và dễ kiểm soát chi phí hơn.
Tuy nhiên, để lựa chọn được gói thuê phù hợp, khách hàng không nên chỉ nhìn vào mức giá hàng tháng. Công suất máy, định mức bản in, tính năng và chính sách hỗ trợ kỹ thuật đều là những yếu tố cần được xem xét trước khi ký hợp đồng.
Kiểm tra lượng bản in trung bình mỗi tháng
Đây là bước đầu tiên trước khi lựa chọn máy.Doanh nghiệp nên ước tính:
- Số lượng bản in mỗi ngày.
- Số nhân viên sử dụng.
- Nhu cầu photocopy hồ sơ.
- Tần suất scan tài liệu.
- Nhu cầu in A3.
- Nhu cầu in màu.
- Các giai đoạn cao điểm trong tháng.
Ngược lại, thuê máy quá lớn so với lượng sử dụng thực tế có thể làm tăng chi phí không cần thiết.
Xem kỹ định mức bản in trong gói thuê
Nhiều dịch vụ thuê máy photocopy áp dụng một định mức bản in nhất định mỗi tháng.Khách hàng nên hỏi rõ:
- Gói thuê bao gồm bao nhiêu bản.
- Đơn giá bản in vượt mức.
- Bản A3 được tính như thế nào.
- Bản màu có cách tính riêng hay không.
- Số counter được chốt vào thời điểm nào.
Kiểm tra các tính năng cần sử dụng
Không phải văn phòng nào cũng cần một máy có đầy đủ mọi tính năng.Một số tính năng phổ biến gồm:
Photocopy
Phục vụ nhu cầu sao chụp hồ sơ, hợp đồng và tài liệu nội bộ.In mạng
Giúp nhiều máy tính trong văn phòng sử dụng chung một thiết bị.Scan
Phù hợp với nhu cầu lưu trữ tài liệu điện tử hoặc gửi hồ sơ qua email.In hai mặt tự động
Giúp giảm thao tác thủ công khi xử lý tài liệu nhiều trang.Khổ giấy A3
Phù hợp với bảng biểu, bản vẽ hoặc tài liệu có kích thước lớn.Doanh nghiệp nên lựa chọn tính năng theo đúng công việc thực tế thay vì thuê máy có quá nhiều chức năng không sử dụng.
Nên quan tâm đến tốc độ máy
Tốc độ máy ảnh hưởng đến thời gian xử lý tài liệu, đặc biệt tại văn phòng có nhiều người dùng chung.Một máy tốc độ thấp vẫn có thể đáp ứng tốt nếu khối lượng in không lớn.
Ngược lại, doanh nghiệp thường xuyên in các bộ tài liệu dài nên chọn máy có tốc độ cao hơn để hạn chế tình trạng chờ đợi.
Khi tìm thuê máy photocopy Quận 6, nên cân đối giữa tốc độ và sản lượng thực tế thay vì mặc định chọn máy nhanh nhất.
Chất lượng bản in cần được kiểm tra
Trước khi sử dụng lâu dài, khách hàng nên kiểm tra chất lượng bản in thực tế.Một máy hoạt động tốt nên hạn chế các tình trạng như:
- Bản in bị sọc.
- Chữ bị mờ.
- Nền bị đen.
- Mực lem.
- Giấy bị nhăn.
- Kẹt giấy thường xuyên.
Chính sách mực in có nằm trong gói không?
Chi phí mực là một trong những khoản cần quan tâm khi sử dụng máy photocopy.Trước khi thuê nên hỏi rõ:
- Mực có được cung cấp trong gói không.
- Khi hết mực thì quy trình cấp mực như thế nào.
- Có phát sinh thêm phí hay không.
- Mực màu và mực đen trắng có chính sách khác nhau không.
Bảo trì và sửa chữa là yếu tố quan trọng
Máy photocopy sử dụng liên tục có thể phát sinh nhiều lỗi như:- Kẹt giấy.
- Máy không nhận giấy.
- Bản in mờ.
- Scan lỗi.
- Không kết nối được máy tính.
- Linh kiện bị hao mòn.
Một số nội dung cần hỏi gồm:
- Thời gian hỗ trợ khi báo lỗi.
- Phạm vi sửa chữa.
- Linh kiện nào được thay miễn phí.
- Khi nào được đổi máy.
- Có máy thay thế tạm thời hay không.
Vị trí đặt máy trong văn phòng cũng cần được tính trước
Máy photocopy cần không gian đủ để:- Mở khay giấy.
- Mở cửa bên hông.
- Thay mực.
- Xử lý kẹt giấy.
- Thực hiện bảo trì.
Ngoài ra, nên bố trí máy ở nơi thuận tiện cho nhiều nhân viên sử dụng chung.
Nên theo dõi lượng sử dụng trong vài tháng đầu
Sau khi thuê, doanh nghiệp nên theo dõi:- Tổng số bản in.
- Số lần máy gặp lỗi.
- Tần suất phải cấp thêm giấy.
- Lượng scan.
- Thời gian cao điểm.
- Mức phí vượt định mức.
Thuê máy photocopy Quận 6 theo đúng nhu cầu
Một gói thuê phù hợp không nhất thiết phải là gói có mức giá thấp nhất. Quan trọng hơn là máy đáp ứng đúng khối lượng công việc và chính sách hỗ trợ phù hợp với doanh nghiệp.Nếu đang cần thuê máy photocopy Quận 6, khách hàng có thể liên hệ để được tư vấn dòng máy theo số lượng bản in, tính năng và ngân sách sử dụng thực tế.
Số điện thoại: 0938.1144.03 - 0983.1144.03Tham khảo: https://ricohhcm.vn/cho-thue-may-photocopy/thue-may-photocopy-quan-6.html
Liên hệ để được tư vấn thêm về công suất máy và phương án thuê phù hợp cho văn phòng, doanh nghiệp tại Quận 6.
