Tư Vấn Luật Long Phan PMT
Member
Trong bối cảnh các quan hệ dân sự và thủ tục hành chính ngày càng đa dạng, việc xác lập giấy ủy quyền cá nhân trở thành một nhu cầu thiết yếu để đảm bảo sự linh hoạt và thuận tiện trong cuộc sống. Tuy nhiên, văn bản này không đơn thuần là sự thỏa thuận giữa hai bên mà còn chịu sự điều chỉnh nghiêm ngặt của pháp luật nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp và trật tự xã hội. Một sai sót nhỏ trong hình thức thể hiện hay nội dung thỏa thuận đều có thể dẫn đến việc văn bản bị tuyên vô hiệu, bị cơ quan chức năng từ chối tiếp nhận hoặc phát sinh những tranh chấp pháp lý kéo dài không đáng có. Do đó, người soạn thảo cần nắm vững và tuân thủ tuyệt đối các nguyên tắc cốt lõi dưới đây.
Về phương diện hình thức và kỹ thuật trình bày, giấy ủy quyền bắt buộc phải được xác lập dưới dạng văn bản để tạo thành chứng cứ vật chất lưu lại ý chí của các bên. Văn bản này đòi hỏi sự chỉn chu, mạch lạc và rõ ràng trong từng câu chữ; tuyệt đối không chấp nhận các dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện hay viết chồng chéo nội dung lên nhau gây ra sự mơ hồ, khó hiểu. Trong trường hợp bất khả kháng phải có sự điều chỉnh, bổ sung nội dung, các bên bắt buộc phải cùng nhau xác nhận hợp lệ bên cạnh chỗ sửa đổi đó để đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản. Bên cạnh đó, để khẳng định sự thống nhất ý chí và tính tự nguyện trong giao dịch, văn bản phải có đầy đủ chữ ký hoặc điểm chỉ của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Một yếu tố then chốt khác liên quan đến giá trị chứng cứ là thủ tục công chứng, chứng thực. Về nguyên tắc chung, để đảm bảo tính xác thực cao nhất và tránh việc chối bỏ trách nhiệm sau này, giấy ủy quyền nên được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số ngoại lệ nhằm giảm tải thủ tục hành chính cho người dân. Điển hình là trong lĩnh vực hộ tịch, khi thực hiện ủy quyền đăng ký khai sinh, khai tử hoặc kết hôn, nếu người được ủy quyền có quan hệ huyết thống gần gũi như ông, bà, cha, mẹ với người ủy quyền thì văn bản này được miễn thủ tục công chứng, chứng thực.
Về phương diện nội dung, phạm vi ủy quyền phải tuân thủ nguyên tắc không trái pháp luật và đạo đức xã hội. Đặc biệt, người dân cần lưu ý rằng không phải mọi quyền và nghĩa vụ đều có thể chuyển giao cho người khác. Pháp luật hiện hành quy định nghiêm ngặt các trường hợp "quyền nhân thân gắn liền với cá nhân" không được phép ủy quyền, bao gồm:
Về phương diện hình thức và kỹ thuật trình bày, giấy ủy quyền bắt buộc phải được xác lập dưới dạng văn bản để tạo thành chứng cứ vật chất lưu lại ý chí của các bên. Văn bản này đòi hỏi sự chỉn chu, mạch lạc và rõ ràng trong từng câu chữ; tuyệt đối không chấp nhận các dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện hay viết chồng chéo nội dung lên nhau gây ra sự mơ hồ, khó hiểu. Trong trường hợp bất khả kháng phải có sự điều chỉnh, bổ sung nội dung, các bên bắt buộc phải cùng nhau xác nhận hợp lệ bên cạnh chỗ sửa đổi đó để đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản. Bên cạnh đó, để khẳng định sự thống nhất ý chí và tính tự nguyện trong giao dịch, văn bản phải có đầy đủ chữ ký hoặc điểm chỉ của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Một yếu tố then chốt khác liên quan đến giá trị chứng cứ là thủ tục công chứng, chứng thực. Về nguyên tắc chung, để đảm bảo tính xác thực cao nhất và tránh việc chối bỏ trách nhiệm sau này, giấy ủy quyền nên được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số ngoại lệ nhằm giảm tải thủ tục hành chính cho người dân. Điển hình là trong lĩnh vực hộ tịch, khi thực hiện ủy quyền đăng ký khai sinh, khai tử hoặc kết hôn, nếu người được ủy quyền có quan hệ huyết thống gần gũi như ông, bà, cha, mẹ với người ủy quyền thì văn bản này được miễn thủ tục công chứng, chứng thực.
Về phương diện nội dung, phạm vi ủy quyền phải tuân thủ nguyên tắc không trái pháp luật và đạo đức xã hội. Đặc biệt, người dân cần lưu ý rằng không phải mọi quyền và nghĩa vụ đều có thể chuyển giao cho người khác. Pháp luật hiện hành quy định nghiêm ngặt các trường hợp "quyền nhân thân gắn liền với cá nhân" không được phép ủy quyền, bao gồm:
- Việc đăng ký kết hôn phải do chính hai bên nam nữ thực hiện (theo Quyết định 3814/QĐ-BTP).
- Quyền yêu cầu giải quyết ly hôn tại Tòa án không thể ủy quyền cho người khác tham gia thay (căn cứ khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).
- Thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 để bảo mật thông tin cá nhân (theo Khoản 2 Điều 46 Luật Lý lịch tư pháp 2009).
- Ngoài ra, người lập di chúc cũng không thể ủy quyền cho người khác công chứng di chúc thay mình (theo Điều 56 Luật Công chứng 2014).
- Trong lĩnh vực đất đai và tố tụng, Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền không được ủy quyền quyết định giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất (căn cứ khoản 4 Điều 59 Luật đất đai 2013), và người đại diện không được phép tham gia nếu quyền lợi của họ đối lập với người được đại diện trong cùng một vụ việc dân sự (theo điểm a khoản 1 Điều 87 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015).