vantaitrungtin
New member
Khi cần xây dựng một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa để sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp không nên chỉ sao chép một biểu mẫu có sẵn rồi áp dụng cho mọi tình huống. Mẫu tốt phải phù hợp với cách giao nhận thực tế, dễ điền, dễ kiểm tra và đủ thông tin để xử lý khi xảy ra chênh lệch số lượng hoặc chất lượng hàng.
Phần đầu là thông tin chung, bao gồm tên biên bản, số biên bản nếu doanh nghiệp có hệ thống đánh số, ngày giờ lập và địa điểm giao nhận.
Phần thứ hai ghi thông tin bên giao và bên nhận. Ngoài tên đơn vị, nên có họ tên người trực tiếp bàn giao, họ tên người trực tiếp nhận hàng, chức vụ hoặc bộ phận phụ trách. Nếu hàng được giao thông qua đơn vị vận chuyển, có thể bổ sung tên tài xế, đơn vị vận chuyển hoặc biển số xe khi thực sự cần cho việc kiểm soát.
Phần thứ ba là bảng hàng hóa. Đây nên là phần chiếm diện tích lớn nhất trên biểu mẫu. Một bảng cơ bản có thể gồm:
Nếu doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có số serial, IMEI, số lô hoặc hạn dùng, nên thêm cột riêng thay vì ghi dồn vào phần ghi chú.
Phần cuối là xác nhận. Ngoài chữ ký người giao và người nhận, một số doanh nghiệp có thể cần chữ ký của thủ kho, giám sát hoặc đại diện bộ phận mua hàng.
Thay vì dùng những từ chung như “tốt”, “đạt” hoặc “bình thường”, người lập nên ghi theo những tiêu chí quan sát được.
Với hàng đóng thùng có thể ghi:
Ví dụ, chứng từ ghi 50 thùng nhưng bên nhận chỉ nhận được 49 thùng. Trong trường hợp này, không nên sửa số lượng chứng từ trên biên bản để hai số liệu “khớp” nhau. Cách phù hợp hơn là thể hiện đồng thời số lượng theo chứng từ và số lượng thực nhận, sau đó ghi rõ phần thiếu.
Nếu giao thừa, cũng cần ghi nhận tương tự. Mục đích của biên bản là phản ánh sự việc đã diễn ra chứ không phải làm cho hồ sơ trông đồng nhất.
Khi có hàng hư hỏng, nên ghi riêng số lượng bị ảnh hưởng và mô tả tình trạng. Nếu có thể, hai bên nên chụp ảnh tại thời điểm giao nhận và lưu cùng hồ sơ liên quan.
Tuy nhiên, dù sử dụng bản giấy hay điện tử, các trường dữ liệu quan trọng vẫn không nên thiếu. Hệ thống nên lưu được người giao, người nhận, thời gian xác nhận, danh mục hàng và tình trạng bất thường.
Đối với các giao dịch cần giá trị chứng cứ cao, doanh nghiệp nên xem xét quy trình ký điện tử, phân quyền tài khoản và khả năng truy xuất lịch sử chỉnh sửa. Không nên coi một ảnh chụp màn hình đơn thuần là phương án quản lý hồ sơ lâu dài.
Những nội dung lặp lại như tên công ty, địa chỉ kho hoặc tiêu chí kiểm tra có thể in sẵn. Các trường quan trọng như số lượng thực nhận, tình trạng hàng và chữ ký nên được bố trí nổi bật.
Nếu thường xuyên phát sinh hàng lỗi, có thể thêm một khu vực riêng mang tên “Chênh lệch hoặc bất thường khi giao nhận”. Nhân viên chỉ cần ghi số lượng, mã hàng và tình trạng thay vì viết một biên bản khác từ đầu.
Mẫu cũng nên được thử nghiệm trong vài lần giao nhận thực tế trước khi áp dụng chính thức. Qua đó, doanh nghiệp có thể phát hiện trường nào thường bị bỏ trống hoặc thông tin nào còn thiếu.
Một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa tốt cần phục vụ quá trình kiểm hàng chứ không chỉ để hoàn thiện hồ sơ. Cấu trúc nên rõ ràng, có số lượng theo chứng từ và thực nhận, mô tả được tình trạng hàng và xác định chính xác người giao, người nhận. Khi thiết kế biểu mẫu sát với quy trình vận hành thực tế, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát chênh lệch và truy xuất trách nhiệm hơn khi có vấn đề.
Cấu trúc nên có trong một mẫu biên bản thực tế
Một biểu mẫu thuận tiện thường được chia thành bốn phần rõ ràng.Phần đầu là thông tin chung, bao gồm tên biên bản, số biên bản nếu doanh nghiệp có hệ thống đánh số, ngày giờ lập và địa điểm giao nhận.
Phần thứ hai ghi thông tin bên giao và bên nhận. Ngoài tên đơn vị, nên có họ tên người trực tiếp bàn giao, họ tên người trực tiếp nhận hàng, chức vụ hoặc bộ phận phụ trách. Nếu hàng được giao thông qua đơn vị vận chuyển, có thể bổ sung tên tài xế, đơn vị vận chuyển hoặc biển số xe khi thực sự cần cho việc kiểm soát.
Phần thứ ba là bảng hàng hóa. Đây nên là phần chiếm diện tích lớn nhất trên biểu mẫu. Một bảng cơ bản có thể gồm:
| STT | Tên hàng | Mã hàng | Đơn vị | SL chứng từ | SL thực nhận | Tình trạng | Ghi chú |
|---|
Phần cuối là xác nhận. Ngoài chữ ký người giao và người nhận, một số doanh nghiệp có thể cần chữ ký của thủ kho, giám sát hoặc đại diện bộ phận mua hàng.
Nên ghi tình trạng hàng như thế nào?
Phần tình trạng thường bị xem nhẹ nhưng lại rất quan trọng. Một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chỉ có cột số lượng chưa đủ để phản ánh chất lượng của việc giao nhận.Thay vì dùng những từ chung như “tốt”, “đạt” hoặc “bình thường”, người lập nên ghi theo những tiêu chí quan sát được.
Với hàng đóng thùng có thể ghi:
- Thùng nguyên niêm phong.
- Bao bì bị móp một góc.
- Có dấu hiệu ẩm bên ngoài.
- Tem niêm phong bị rách.
- Đủ số kiện theo vận đơn.
- Đủ phụ kiện theo danh sách.
- Ngoại quan không trầy xước đáng kể.
- Chưa kiểm tra hoạt động.
- Đã khởi động thử tại thời điểm nhận.
- Thiếu một phụ kiện kèm theo.
Cách xử lý khi số lượng thực tế khác chứng từ
Một tình huống dễ phát sinh là phiếu xuất kho hoặc hóa đơn thể hiện một số lượng nhưng khi kiểm đếm lại không khớp.Ví dụ, chứng từ ghi 50 thùng nhưng bên nhận chỉ nhận được 49 thùng. Trong trường hợp này, không nên sửa số lượng chứng từ trên biên bản để hai số liệu “khớp” nhau. Cách phù hợp hơn là thể hiện đồng thời số lượng theo chứng từ và số lượng thực nhận, sau đó ghi rõ phần thiếu.
Nếu giao thừa, cũng cần ghi nhận tương tự. Mục đích của biên bản là phản ánh sự việc đã diễn ra chứ không phải làm cho hồ sơ trông đồng nhất.
Khi có hàng hư hỏng, nên ghi riêng số lượng bị ảnh hưởng và mô tả tình trạng. Nếu có thể, hai bên nên chụp ảnh tại thời điểm giao nhận và lưu cùng hồ sơ liên quan.
Biên bản điện tử có dùng được không?
Nhiều doanh nghiệp hiện thực hiện giao nhận thông qua phần mềm quản lý kho, ứng dụng giao hàng hoặc hệ thống ERP. Việc số hóa biểu mẫu có thể giúp giảm thời gian nhập liệu và hạn chế thất lạc hồ sơ.Tuy nhiên, dù sử dụng bản giấy hay điện tử, các trường dữ liệu quan trọng vẫn không nên thiếu. Hệ thống nên lưu được người giao, người nhận, thời gian xác nhận, danh mục hàng và tình trạng bất thường.
Đối với các giao dịch cần giá trị chứng cứ cao, doanh nghiệp nên xem xét quy trình ký điện tử, phân quyền tài khoản và khả năng truy xuất lịch sử chỉnh sửa. Không nên coi một ảnh chụp màn hình đơn thuần là phương án quản lý hồ sơ lâu dài.
Mẹo thiết kế mẫu dễ dùng cho nhân viên kho
Biểu mẫu càng phức tạp càng dễ bị bỏ trống. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên các trường thực sự cần thiết.Những nội dung lặp lại như tên công ty, địa chỉ kho hoặc tiêu chí kiểm tra có thể in sẵn. Các trường quan trọng như số lượng thực nhận, tình trạng hàng và chữ ký nên được bố trí nổi bật.
Nếu thường xuyên phát sinh hàng lỗi, có thể thêm một khu vực riêng mang tên “Chênh lệch hoặc bất thường khi giao nhận”. Nhân viên chỉ cần ghi số lượng, mã hàng và tình trạng thay vì viết một biên bản khác từ đầu.
Mẫu cũng nên được thử nghiệm trong vài lần giao nhận thực tế trước khi áp dụng chính thức. Qua đó, doanh nghiệp có thể phát hiện trường nào thường bị bỏ trống hoặc thông tin nào còn thiếu.
Một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa tốt cần phục vụ quá trình kiểm hàng chứ không chỉ để hoàn thiện hồ sơ. Cấu trúc nên rõ ràng, có số lượng theo chứng từ và thực nhận, mô tả được tình trạng hàng và xác định chính xác người giao, người nhận. Khi thiết kế biểu mẫu sát với quy trình vận hành thực tế, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát chênh lệch và truy xuất trách nhiệm hơn khi có vấn đề.