1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng hiểu và điều chỉnh cách chúng ta sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất. Quản lý thời gian bao gồm một chuỗi các việc xác định và ưu tiên các nhiệm vụ, lập lịch công việc, phân chia thời gian một cách hợp lý, và tối ưu hóa sự sắp xếp thời gian để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên môn.Tối ưu thời gian cá nhân càng tốt, quỹ thời gian của bạn càng được sử dụng hiệu quả, tạo ra càng nhiều giá trị. Đây chính là chìa khóa để một người work smart, chứ không phải work hard nữa.
2. Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian
Thời gian của mỗi người là 1 loại tài nguyên có hạn, nên quản lý thời gian là 1 kỹ năng vô cùng quan trọng. Sau đây là 1 số lợi ích quan trọng nhất bạn có thể nhận được khi tối ưu thông minh thời gian của mình.Nâng cao năng suất lao động
Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố then chốt giúp tăng cường năng suất làm việc. Mỗi công việc đều yêu cầu một phương pháp sắp xếp và ưu tiên khác nhau. Khi bạn có một lịch trình được lên sẵn theo kế hoạch, việc theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng, không còn phải đau đầu trong việc suy nghĩ và xắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc.Cân bằng công việc và cuộc sống
Trong thế giới đầy áp lực hiện nay, việc bận rộn với “trăm công nghìn việc” và thiếu thời gian cho bản thân, gia đình, và bạn bè không phải là hiếm. Tuy nhiên, kỹ năng quản lý thời gian sẽ là chìa khóa giúp bạn phân chia thời gian một cách hiệu quả, đảm bảo rằng bạn có thời gian cho cả công việc và cuộc sống cá nhân. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra sự cân bằng toàn diện trong mọi khía cạnh của cuộc sống, từ việc chăm sóc bản thân đến quan tâm đến những người xung quanh.
Cải thiện thói quen trì hoãn
Những người thường trì hoãn là những người thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Hành vi này thường dẫn đến việc công việc bị kéo dài, trì trệ, và không hoàn thành đúng hạn. Tuy nhiên, khi bạn có một kế hoạch quản lý thời gian rõ ràng và mục tiêu cụ thể, đó sẽ là một chiếc khuôn định hướng cho mọi hoạt động của bạn. Bằng cách hành động theo kế hoạch đã định sẵn, bạn sẽ giảm thiểu tối đa sự trì hoãn trong công việc và đạt được hiệu quả làm việc cao hơn.Rèn luyện kỹ năng ra quyết định
Nếu quản lý thời gian không được điều chỉnh một cách hợp lý, bạn sẽ phải đối mặt với áp lực công việc, cảm giác quá tải, và rủi ro đưa ra các quyết định sai lầm do thiếu thời gian để xem xét và cân nhắc. Tuy nhiên, khi bạn kiểm soát thời gian một cách hiệu quả, bạn không chỉ tránh được sức ép của các deadline mà còn có thời gian đủ để đưa ra các quyết định thông suốt, chính xác hơn trong công việc.3. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cần có để thành công
Thiết lập mục tiêu
Là bước quan trọng đầu tiên giúp chúng ta xác định hướng đi cụ thể và tạo ra động lực để tiến tới. Khi chúng ta đã đặt ra những mục tiêu rõ ràng, việc ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ liên quan và lên kế hoạch quản lý thời gian trở nên dễ dàng hơn.
Xây dựng kế hoạch
Trong thời đại hiện nay, phương pháp làm việc “đa nhiệm” ngày càng trở nên phổ biến, làm cho việc thiết lập một kế hoạch cụ thể trở nên vô cùng quan trọng để phân bổ nguồn lực và thời gian một cách hiệu quả. Khi chúng ta đưa ra danh sách các công việc cần thực hiện và lập kế hoạch triển khai, quá trình thực hiện trở nên đơn giản hơn đáng kể.Kế hoạch cũng cung cấp cho mỗi cá nhân cơ hội kiểm tra liệu họ đang đi đúng hướng không và cần điều chỉnh như thế nào nếu cần thiết. Bằng cách này, việc lập kế hoạch không chỉ giúp chúng ta loại bỏ những công việc không cần thiết mà còn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.
Hơn nữa, việc tổ chức công việc một cách có hệ thống và khoa học hơn cũng giúp chúng ta tối ưu hóa năng suất làm việc.
Sắp xếp công việc theo độ ưu tiên
Sau khi đã liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện, hãy dành thêm thời gian để rà soát và xác định công việc nào cần được ưu tiên và công việc nào có thể trì hoãn. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp chúng ta tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và ứng phó với những tình huống khẩn cấp một cách hiệu quả. Đồng thời, việc này cũng đảm bảo rằng chúng ta không bỏ sót những nhiệm vụ nhỏ và có thể hoàn thành chúng đúng thời hạn.
Tập trung
Một cách hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian là quản lý sự tập trung hoàn toàn vào công việc hiện tại. Hãy tưởng tượng công việc như một cái lò, và cố gắng để nó cháy rực lên mạnh mẽ nhất trong một khoảng thời gian nhất định, đồng thời dồn toàn bộ sức lực và tâm trí vào nhiệm vụ đó. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được hiệu suất làm việc cao hơn, mà còn giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian để dành cho những công việc quan trọng khác.Trong quá trình làm việc, chúng ta thường không thể tránh khỏi những yếu tố gây xao nhãng như việc đọc tin tức trên mạng xã hội, trò chuyện với đồng nghiệp, hoặc cuộc gọi điện thoại không liên quan. Vì vậy, quan trọng là phải cố gắng giải quyết những “kẻ đánh cắp” thời gian này ngay từ ban đầu trước khi chúng ảnh hưởng quá sâu đến chất lượng và hiệu suất của công việc.
Nguồn tham khảo: https://tipu.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian-la-gi/