Invoice: Vai Trò Trong Xuất Nhập Khẩu
Meta: Invoice là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Là cơ sở để xác định giá trị hàng hóa, vừa làm thủ tục hải quan và giải quyết các tranh chấp thương mại.I. INVOICE LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
Invoice, còn được gọi là hóa đơn. Một chứng từ thương mại do bên bán lập ra để yêu cầu thanh toán từ bên mua cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp.Đây là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán, kê khai hoặc làm thủ tục hải quan. Thể hiện rõ trách nhiệm của hai bên và tránh các trường hợp tranh chấp về quyền lợi.
II. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỘT INVOICE
Invoice cần tuân thủ bởi các chuẩn mực kinh doanh và yêu cầu pháp lý liên quan. Vì vậy việc đảm bảo các thông tin cần thiết là điều quan trọng. Dưới đây là một số thông tin cơ bản trong Invoice:1.Thông tin về invoice
- Tên invoice.
- Mã số, ngày tháng phát hành
- Số tham chiếu hợp đồng đơn hàng.
2. Thông tin chung về người bán và người mua
- Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế.
- Thông tin về Shipper (người xuất khẩu) và consignee (người nhập khẩu)
3. Thông tin về hàng hóa trong hóa đơn
- Mô tả chi tiết hàng
- Số lượng và tên hàng
- Mã HS code
- Đơn giá, tổng giá trị đơn hàng
- Số container
4. Thông tin về kho vận chuyển trên hóa đơn thương mại
- Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
- Thông tin về đơn vị trung gian
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms và các điều khiển khác
5. Thông tin về thanh toán
- Tổng số tiền thanh toán: bao gồm cả thuế và các chi phí khác
- Phương thức thanh toán
- Thời hạn thanh toán
- Xác nhận và chữ ký của người lập
III. VAI TRÒ CỦA INVOICE TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
Có vai trò quan trọng như một chứng từ pháp lí xã nhận giao dịch mua bán hàng hóa. Đồng thời căn cứ để thanh toán và quản lý tài chính, kế toán khi cần thiết.Hóa đơn có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Nó đảm nhận nhiều vai trò như sau:
1.Cơ sở cho pháp lý và hợp đồng
- Là một phần của hợp đồng mua bán hàng hóa giữa người mua và người bán
- Xác định các điều khoản và điều kiện giao dịch: gồm chi tiết hàng hóa, số lượng và giá cả.
2. Xác nhận mua hàng trên hóa đơn
- Người mua đã xác nhận mua hàng và đông ý với số tiền thanh toán ghi trên hóa đơn
- Cung cấp bằng chứng việc mua hàng đã được thực hiện
3. Cơ sở để khai báo hải quan
- Cung cấp thông tin chính xác về giá trị hàng hóa giúp định giá cho mục đích thuế và hải quan.
- Căn cứ vào giá trị hàng hóa để xác định giá trị VAT, thuế và các loại chi phí hải quan khác.
4. Hóa đơn giúp thanh toán và tài chính
- Là cơ sở cho việc thanh toán hàng hóa.
- Cung cấp thông tin về số tiền cần thanh toán, điều kiện và phương thức thanh toán.
- Theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ
5. Hóa đơn thương mại hỗ trợ phân tích kinh doanh
Invoice được phân tích hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thu thập thông tin về khách hàng.Năm bắt về hành vi mua hàng, xác định được xu hướng, sản phẩm phổ biến và thời gian mua hàng cao điểm.
VI. PHÂN LOẠI INVOICE TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
Dựa vào các tiêu chí khác nhau, Invoice có thể phân thành nhiều loại khác nhau tùy vào mục đích sử dụng. Dưới đây là một số hóa đơn phổ biến:1.Commercial Invoice: (CI
Là yêu cầu cần phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện các thủ tục liên quan như vận chuyển, thanh toán và thông quan hải quan.Nội dung bao gồm phương thức vận chuyển lô hàng, các thông tin cần thiết về hàng hóa và thanh toán, cơ sở khai báo hải quan.
2. Proforma Invoice: hóa đơn chiếu lệ (PI)
Dùng để cung cấp các thông tin sơ bộ về hàng hóa, giá cả, điều khoản thương mại và các điều kiện thanh toán trước khi giao dịch diễn ra. Ước tính giá trị lô hàng trước khi ký hợp đồng.Proforma invoice khác với Commercial Invoice ở chỗ hóa đơn này chính là báo giá sơ bộ và ước lượng giá trị hàng hóa. Được lập ra gửi cho người mua xem trước và có thể coi là một bản nháo để bên bán cung cấp cho bên mua.
3. Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời
Dùng làm hóa đơn tạm thời thay thế cho hóa đơn chính thức được sử dụng trong các trường hợp sau:- Khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay khi hoàn thành giao hàng
- Khi hàng được giao nhiều lần và muốn thanh toán theo từng giai đoạn
- Khi hai bên muốn chọn giá tạm thời khi thanh toán chưa được xác định. Và cuối cùng giá chính thức sẽ quyết định theo giá thị trường.
4. Final Invoice – Hóa đơn cuối cùng
Là hóa đơn chính thức được sử dụng để thanh toán sau khi hoàn tất giao dịch, xác định tổng giá trị hàng hóa và các phí liên quan.5. Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
Dùng để chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, thường được sử dụng khi có yêu cầu từ các cơ quan quản lý. Nhằm chứng minh hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp.6. Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian
Được dùng khi có một bên thứ ba tham gia và giao dịch, do người bán thực hiện buôn bán thông qua trung gian.7. Consular Invoice – hóa đơn lãnh sự
Là hóa đơn được xác nhận bởi các lãnh sự của nước người mua. Được yêu cầu bởi một số quốc gia để kiểm soát hàng hóa nhập khẩu, tính giá trị thuế.Được sử dụng để xin giấy phép nhập khẩu. Hóa đơn lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền, nó cũng có tác dụng thay thế cho chứng nhận xuất xứ.
8. Customs Invoice – Hóa đơn hải quan
Là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí khác của hải quan.V. QUY TRÌNH LẬP MỘT INVOICE CHUẨN QUỐC TẾ
1. Quy trình lập một hóa đơn đúng chuẩn:
Bước 1: Thu thập thông tin cần thiết và xác định loại Invoice cần lập
Trước tiên, ta cần chuẩn bị những thông tin cần thiết liên quan đến người mua và người bán và toàn bộ dữ liệu liên quan đến lô hàng.
Xác định loại hóa đơn phù hợp với từng giai đoạn của giao dịch. Cần xác định mục đích sử dụng để dùng loại hóa đơn đúng và tránh được những sai sót trong giao dịch.
Bước 2: Soạn thảo hóa đơn và điền đầy đủ thông tin trên invoice
Sau khi có đủ thông tin và lựa chọn được mẫu hóa đơn theo đúng mục đích sử dụng thì bạn bắt đầu soạn thảo và điền đầy đủ các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
- Thông tin người bán
- Thông tin khách hàng
- Thông tin về sản phẩm dịch vụ: mã sản phẩm, mô tả chi tiết
- Giá cả và số lượng
Bước 3: kiểm tra và xác nhận
Trước khi phát hành cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên Invoice. Đây là bước quan trọng để làm đúng theo yêu cầu của bên liên quan và tránh những lỗi sai không đáng có. Nhằm đảm bảo trước khi xác nhận ký tên:
Các con số tính toán cần chính xác, tránh sai sót khi khai báo hải quan
Đúng điều kiện Incoterms, điều kiện thanh toán.
Bước 4: Phát hành Invoice
Hóa đơn cần có ký tên đóng dấu của bên bán. Đối với hóa đơn điện tử cần chữ ký điện tử được chấp nhận thông qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
Bước 5: Lưu trữ Invoice và theo dõi thanh toán
Cần có một hệ thống lưu trữ có tổ chức và phân loại theo khách hàng, ngày tháng và số hóa đơn để theo dõi.
Theo dõi tình trạng thanh toán và gửi lời nhắc thanh toán trước khi hóa đơn đến thời hạn.
2. Các lưu ý khi tạo lập Invoice trong giao dịch
Phải tránh mắc những lỗi trước khi tạo lập và phát hành một Invoice. Và cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký tên xác nhận.Các lỗi thường gặp khi tạo lập một hóa đơn:
- Không ghi chiết khấu hoặc các chi phí không chịu thuế
- Thiếu điều kiện giao hàng theo Incoterms
Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!
Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation Cargo
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -
Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất