Hồ Sơ Hải Quan: Lưu Ý Quan Trọng - Quy Trình Từ A-Z
I. Hồ sơ hải quan là gì
Thủ tục hải quan (hồ sơ hải quan) là công việc mà người khai quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định đối với hàng hóa. Cũng như phương tiện vận tải khi tham gia xuất nhập khẩu. (Luật hải quan 2014).Hiểu đơn giản, hồ sơ hải quan là các giấy tờ cần thiết để bảo đảm hàng hóa, phương tiện vận tải được xuất nhập khẩu qua biên giới.
Thủ tục hải quan thường được làm ở các địa điểm như:
- Cửa khẩu đồng bộ, đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không quốc tế.
- Các cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động liên quan đến vận chuyển giữa 2 nước khác nhau.
- Khu vực lưu trữ hàng hóa chịu sự kiểm soát của hải quan.
- Các địa điểm làm thủ tục hải quan, kho ngoại quan, kho bảo thuế, bưu điện quốc tế, trụ sở hải quan.
- Các địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu trong lãnh thổ hải quan.
- Khu vực, địa điểm đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước, được phép xuất nhập khẩu.
II. Quy trình làm hồ sơ hải quan
Tùy theo loại hàng hóa xuất, nhập khẩu, doanh nghiệp cần làm các thủ tục hải quan khác nhau. Tuy nhiên, quy trình làm thủ tục hải quan cơ bản gồm các bước sau:Bước 1: Xác định loại hàng cần làm thủ tục khai quan
Trước tiên cần phải xác định hàng hóa cần gửi nằm trong diện nào. Có nằm trong danh mục hàng bị cấm hoặc hạn chế nhập khẩu không, cụ thể:- Hàng hóa thông thường: Là loại hàng có đầy đủ các loại giấy tờ, hồ sơ, cũng như đáp ứng đủ điều kiện xuất nhập khẩu. Việc khai báo hải quan cho loại hàng hóa này vô cùng dễ dàng.
- Hàng hóa bị cấm: Loại hàng nằm trong danh mục hàng hóa bị cấm vận chuyển. Để việc gửi hàng diễn ra thuận lợi, không nên vận chuyển những hàng này. Bạn có thể tham khảo thêm các điều khoản trong Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
- Hàng hóa đặc biệt cần xin giấy phép: Là loại hàng cần phải xin giấy phép, hoàn tất thủ tục trước khi về cảng. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
- Hàng cần công bố hợp chuẩn, hợp quy: Tương tự như hàng đặc biệt, cần xin giấy phép, thủ tục đầy đủ trước khi vận chuyển hàng về cảng. Chi tiết được quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
- Hàng cần thực hiện kiểm tra chuyên ngành: Cơ quan chức năng sẽ tiến hành đến lấy mẫu hàng và kiểm tra ngay sau khi hàng được đưa về cảng. Khi có kết quản kiểm tra, bạn có thể tiến hành các bước còn lại.
Bước 2: Kiểm tra, chuẩn bị chứng từ đối với hàng khi làm thủ tục thông quan
Bộ hồ sơ phải có gồm:- Hợp đồng thương mại (Sales contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Vận đơn (AwB, B/L)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Giấy phép nhập hàng
- Phiếu đăng ký kiểm tra chất lượng
- Catalogue chi tiết hàng hóa
- Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (C/Q)
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (đối với mặt hàng mỹ phẩm)
- Một số chứng từ khác
Bước 3: Truyền tờ khai điện tử
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ đầy đủ theo quy định, tiến hành nộp tờ khai điện tử và chờ kết quả phân luồng hệ thống.Tùy theo kết quả phân luồng sẽ có những quy định tương ứng để giúp doanh nghiệp hoàn tất quy trình:
Luồng xanh
Có 2 loại:
- Xanh có điều kiện: Bạn phải đến Chi cục Hải Quan để làm thủ tục, tại bước này, bạn cần xuất trình một số giấy tờ như:
Giấy chứng nhận xuất xứ
- Xanh không có điều kiện: Người nhận mang tờ khai có đóng dấu kèm chữ ký người gửi để xác nhận với hải quan. Sau đó tiếp tục ra cảng làm thủ tục lấy hàng.
Nhân viên giao nhận chuẩn bị kiểm tra hồ sơ cho lô hàng. Sau khi có đủ bộ hồ sơ thì nộp cho cảng. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ nội dung trên chứng từ đã khai.
Sau khi kiểm tra, nếu không phát hiện vi phạm thì tờ khai sẽ được trả ra và làm các bước tương tự như luồng xanh.
Luồng đỏ
Hàng hóa khi rơi vào luồng đỏ sẽ được kiểm tra thực tế. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, cần làm nhiều thủ tục, mất nhiều thời gian và chi phí khác.
Có 2 hình thức kiểm hóa:
- Kiểm thủ công
- Kiểm bằng máy soi
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng
Delivery Order (DO) là chứng từ do công ty vận chuyển hoặc hãng tàu phát hành.Để lấy được lệnh giao hàng, cần phải chuẩn bị các chứng từ sau:
- Chứng minh nhân dân: 01 bản sao.
- Vận đơn: 01 bản sao
- Vận đơn bản gốc đã đóng dấu
- Tiền phí
Bước 5: Nộp thuế cho hồ sơ hải quan
Sau khi thông quan tờ khai, bạn cần đóng thuế theo quy định của nhà nước. Có 2 loại thuế cần đóng là:- Thuế nhập khẩu
- Thuế VAT (thuế giá trị gia tăng)
Bước 6: Thông quan hàng hóa, đưa về kho bảo quản
Sau khi hoàn tất toàn bộ bước trên, lô hàng sẽ được thông quan.Hàng hóa sau khi được thông quan thì phải mang về khi bảo quản. Bao giờ có chứng thư kết quả đạt chuẩn thì mới được lưu hành hàng hoá trên thị trường.
III. Làm hồ sơ hải quan cần lưu ý điều gì
Khi làm thủ tục hải quan cho hoạt động xuất nhập khẩu, bạn cần lưu ý:- Xác định đúng mã HS Code để tránh sai thuế, phạt hành chính
- Đối chiếu thông tin trên chứng từ thật khớp nhằm tránh bị phân luồng đỏ
- Theo dõi trạng thái tờ khai điện tử thường xuyên
- Sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan uy tín nếu chưa có kinh nghiệm
- Chuẩn bị trước giấy tờ kiểm tra chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt.
Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc - Vietaviation CargoBảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc -
Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung
Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express
Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025
Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất